5 หน้าที่หลักของพนักงานธุรการ สายสตรองต้องเจอ!!

หากพูดถึงสาขางานที่เป็นที่ถูกค้นหามากอันดับต้น ๆ สายงานธุรการต้องติดอยู่ในลิตส์สายงานสุดฮอตฮิตอย่างแน่นอน หลาย ๆ คนที่กำลังสนใจสมัครงานในงานสาขานี้ อาจจะเกิดความสงสัยว่าพนักงานธุรการเนี่ยทำอะไรบ้าง มีหน้าที่อย่างไรในองค์กร 

 

วันนี้ Jobfinfin เลยอยากพาทุกคนมาคลายข้อข้องใจว่าสายงานธุรการมีหน้าที่อะไรบ้าง แต่อันดับแรกมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า พนักงานธุรการคืออะไร ทำไมถึงสำคัญกับทุก ๆ องค์กร มาดูกันเลยค่า

 

พนักงานธุรการ คืออะไร ทำไมถึงสำคัญ ? 

พนักงานธุรการ คือพนักงานในแผนกงานธุรการ มีลักษณะเป็นงานบริการที่คอยประสานงานสนับสนุน คอยอำนวยความสะดวกให้แผนกงานอื่น ๆ ภายในองค์กร ให้สามารถดำเนินการและไปถึงเป้าหมายขององค์กรด้วยความราบรื่น

 

ซึ่งหลาย ๆ คนมักจะมีความสับสนกับงานแผนก HR หรืองานฝ่ายบุคคล ทั้งนี้ความแตกต่างระหว่างฝ่ายธุรการและฝ่ายบุคคลคือ ฝ่ายบุคคลจะมีการประสานงานเป็นหลัก

 

แต่แผนกธุรการจะเป็นฝ่ายสนับสนุนหลักในการเข้าไปคอยประสานงาน หรือช่วยเหลือแผนกอื่น ๆ ให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่น ผ่านการการติดต่อประสานงานกับทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร รวมไปถึงการดูแลด้านเอกสารต่าง ๆ จัดเก็บค้นหาเอกสาร หรือจัดเตรียมการประชุม ฯลฯ 

 

5 หน้าที่หลักของพนักงานธุรการ มีอะไรบ้าง 

สำหรับที่อยากทำสายงานธุรการ ขอบอกเลยว่าต้องมีความสตรอง ต้องเป็นชาย/หญิงแกร่ง หรือสารพัดที่จะเป็น!! เพราะพนักงานธุรการต้องใช้ความชำนาญ สกิลหลายอย่าง ความว่องไวในการติดต่อประสานงาน ฯลฯ ดังนั้นทาง Jobfinfin จึงได้สรุปย่อยรวมมาให้แล้วว่าพนักงานธุรการมีหน้าที่อะไรบ้าง ดังนี้ 

 

1. รับ - ส่งเอกสาร 

การรับ - ส่งเอกสารภายในองค์กรถือว่ามีความจำเป็นอย่างมาก เพราะการติดต่อสื่อสารกันทั้งภายในและนอกองค์กรเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน พนักงานธุรการต้องช่วยจัดการรับ - ส่งเอกสารที่ทำให้การติดต่อภายในและนอกองค์กรสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น 

 

2. ดูแลแบบฟอร์มประเภทต่าง ๆ

หน้าที่ของพนักงานธุรการภายในองค์กร จะต้องคอยดูแลแบบฟอร์มประเภทต่าง ๆ ในองค์กร ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เมื่อพนักงานฝ่ายต่าง ๆ ต้องการแบบฟอร์มต่าง ๆ สามารถติดต่อกับฝ่ายธุรการได้อย่างสะดวก สำหรับใครที่พื้นฐานเป็นคนขี้ลืม ควรมีเทคนิคการจดจำไฟล์ต่าง ๆ บันทึกไฟล์ต่าง ๆ ให้เป็นระบบ เพื่อให้สามารถค้นหาไฟล์งานได้สะดวก 

 

3. ดำเนินงานด้านการเงินและการเบิกจ่ายภายในองค์กร

เมื่อพนักงานฝ่ายต่าง ๆ ออกเดินทางไปติดต่อกับบุคคลภายนอกองค์กร จำเป็นต้องออกค่าใช้จ่ายในส่วนต่าง ๆ ไปก่อน และสามารถนำหลักฐานไปติดต่อเพื่อเบิกกับฝ่ายธุรการ ดังนั้นการดำเนินงานเบิกจ่ายเงินให้กับพนักงานภายในองค์กร

 

จึงเป็นหนึ่งหน้าที่พนักงานธุรการที่จะต้องเตรียมพร้อมกับการรับมือและการประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ ภายในองค์กร ทั้งนี้ทางด้านพนักงานธุรการจะต้องทำงานอย่างเรียบร้อย มีหลักฐานใบเสร็จต่าง ๆ อย่างชัดเจนและครอบคลุม เพื่อให้การติดต่อประสานงานเป็นไปอย่างราบรื่น 

 

4. ร่างโต้ตอบหนังสือทั่วไป 

พนักงานธุรการในหลาย ๆ องค์กรมีหน้าที่เรียบเรียงข้อความหรือแจ้งความประสงค์ต่าง ๆ ไปยังผู้รับ โดยพนักงานธุรการต้องมีสกิลด้านการเขียนที่กระชับและเข้าใจง่าย เพื่อให้ผู้รับสารสามารถรับข้อมูลได้ถูกต้อง และสาเหตุที่ต้องร่างโต้ตอบหนังสือทั่วไป เพื่อให้เกิดการตรวจและแก้ไขเนื้อความให้มีความเหมาะสม ตามระเบียบแบบแผนในแต่ละองค์กร 

 

5. จัดเก็บเอกสารทางด้านงานธุรการ 

พนักงานธุรการต้องคอยจัดเก็บเอกสารงานด้านธุรการ เพื่อให้คนภายนอกองค์กรที่เข้ามาติดต่อประสานงานกับทางบริษัทหรือคนภายในองค์กร สามารถติดต่อได้อย่างราบรื่นและรวดเร็ว 

 

พนักงานธุรการ ต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง 

หลักจากที่ทราบกันไปแล้วว่าหน้าที่หลัก ๆ ของพนักงานธุรการว่ามีอะไรบ้าง มาบทสรุปกันค่ะว่าแล้วงานธุรการเนี่ยเหมาะกับคนแบบไหนกันแน่ จะเป็นพนักงานธุรการต้องมีคุณสมบัติอะไรบ้าง ทางเราได้ลิตส์คุณสมบัติคร่าว ๆ ออกมาดังนี้ 

 

• ทักษะการสื่อสารภาษาอังกฤษต้องสื่อสารได้ในระดับพื้นฐาน ไปจนถึงระดับดีมาก เพราะต้องติดต่อกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องภายในและนอกองค์กรได้อย่างราบรื่น 

 

• ทำงานคล่องแคล่ว ว่องไว หัวไว มีไหวพริบเฉพาะตัว 

 

• มีความเฟรนลี่ มนุษย์สัมพันธ์ดี ยิ้มแย้มแจ่มใส เพื่อให้คนภายในองค์กรรู้สึกสะดวกในเข้าติดต่อแผนกธุรการ

 

• มีทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ได้อย่างคล่องแคล่ว และใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พื้นฐานได้ดี เช่น Microsoft Word หรือ Microsoft Excel เป็นต้น 

 

• สามารถอ่านและเขียนภาษาไทยได้อย่างถูกต้อง เพราะต้องมีการติดต่อกับบุคคลอื่นอยู่ตลอดเวลา ถ้าหากใช้ภาษาไทยไม่ถูกต้อง ก็จะทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูไม่น่าเชื่อถือและขาดความเป็นมืออาชีพ 

 

• มีความรับผิดชอบในเนื้องานสูง ตรงต่อเวลา เพราะงานที่ทำมีผลกระทบต่อคนอื่น ๆ และเกี่ยวข้องกับหน่วยงานอื่นอยู่ตลอด  

 

ทั้งหมดนี้จึงเป็น 5 หน้าที่หลักที่พนักงานธุรการต้องมี โดยพนักงานธุรการถือว่าเป็นงานที่น่าสนใจของใครหลาย ๆ และคนให้ความสนใจในตำแหน่งนี้เพิ่มขึ้นอย่างเรื่อย ๆ เพราะเป็นงานที่มีความท้าทายอย่างมากในแต่ละวัน อีกทั้งพนักงานธุรการยังเป็นอีกหนึ่งตำแหน่งที่มีความสำคัญอย่างมากในองค์กร เพราะฝ่ายดังกล่าวสามารถทำให้องค์กรดำเนินงานได้อย่างราบรื่น 

 

หากใครที่สนใจหางานสายงานธุรการ สามารถติดตามประกาศข่าวสาร รับสมัครพนักงานธุรการได้ที่เว็บไซต์ของเรา เพราะเราได้รวมรวบและอัพเดทข่าวสารประกาศรับสมัครงานธุรการ อัพเดทตำแหน่งงานให้เพื่อน ๆ สามารถเข้ามาดูรายละเอียดกันได้ คลิกเพื่ออ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่นี่ และสมัครโปรไฟล์บน Jobfinfin ได้ฟรี ไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม